智能、合规的商旅费控服务, 让财务管理更高效

来源:  企观国资       作者:钱馨瑶      发布时间:2022-4-8 10:11  |  

2013年12月,湖北武汉某公司财务部办公室,一位刚毕业两三年的会计正在审核单据,其办公桌上积压的单据还有40多张待审核,且不能保证在审核过程中不出错。

2017年,会计们依然在执行大量重复性、低价值的工作。面对公司所有业务的审核,南京一家上市公司财务总监曾抱怨:“我没有数据支撑,不知道审得有没有问题。”这位财务总监需要不断地与业务人员沟通数据真实性。

以上的场景,用友网络高端BG商旅及费控服务负责人吕华新在现场亲眼见到。近日,吕华新在用友BIP商旅及费控服务新品发布会上说,用友这款新产品就是要让5000万报销人拥有极致的体验,并释放财务人员更多的专业潜能,让企业获得连接、高效、智能、合规的商旅及费控服务。

用友网络高端BG总裁王勇(左2),用友网络副总裁、费控云产品部总经理杨鹏(右2),用友网络高端BG商旅及费控服务负责人吕华新(左1),用友网络商旅云事业部CTO陈加鹏(右1)共同发布用友BIP商旅及费控服务 ▲

在企业数智化转型过程中,以财务管理软件起家的用友围绕企业管理不断升级业务,其范围从财务软件、企业管理软件与服务再到商业创新平台。

用友为什么在此时发布商旅费控产品?因为商旅、费控、支付已成为数智化时代增长最快的财务领域云服务,并成为全员财务服务的第一入口。“75%的业务基本上都跟费控业务相关。”吕华新介绍,费控业务是大型企业数智化转型的主要战场。

与此同时,企业商旅及费控业务,已经从报销向预算管控、专业业务系统延伸,报销服务也向前端消费领域扩展,不断拓展消费端资源。

在央企国企数字化转型阶段,企业需要通过智能商旅及费控服务平台,实现费用管控与效率的最佳平衡以及内外资源与系统的全面整合。在此过程中,用友如何保证商旅费控合规?

财务合规是刚需

2022年3月,国务院国资委印发了《关于中央企业加快建设世界一流财务管理体系的指导意见》(下称《意见》)。《意见》指出,当前部分央企集团财务管理建设存在不足,并就中央企业提升财务管理能力、建设世界一流财务管理体系提出了新的要求。

2022年是国企改革三年行动收官之年,企业加强财务管理体系建设、提高治理水平,对于稳增长、防风险具有重要意义。《意见》的出台,也将同企业的合规建设工作相互影响、相互促进。一方面,合规管理体系建设已成为当下我国企业发展的重要任务,先进的财务管理体系则为完善的合规管理体系提供了必要的支撑;另一方面,财务管理体系建设也离不开良好的合规意识和合规体系建设。二者相互支撑。《意见》正文数次强调合规意识、合规体系,体现了合规在此次财务管理体系建设中的重要地位。

合规是完善企业治理的重要组成部分。过去,大型国企的财务管控体系强调“管人、管事、管资产”;如今,财务管控缺少清晰的协同运作机制,内部多层级纵向贯穿与跨职能横向贯通在机制、数据、系统等方面仍存在壁垒,外部生态圈构建与产业链上下游管控方面积累不足,存在管控要求不到位、管控力度受制约、管控手段有局限、管控目标难完成等问题。

例如,员工出差垫资成本高,报销周期长,出差的纸质发票多,且容易丢失;在填报环节出现信息填写错误;财务审核难度大、审核时间长、稽核内容复杂、出错率高,还有标准难控制、监管执行难度大等难题;管理者因缺乏如何有效降本的数据支撑导致费用频繁超标,缺乏有效管控。

数智化转型是改造提升传统管理、培育发展新动能的重要手段。但当前大多数国企的数智化仍面临数据资产识别及使用能力不足、新基建规划不成熟、管理者对数智化认识不够充分等问题。

因此,合理有效的财务管控体系对企业发展具有十分重要的意义。但企业财务管控体系并没有一个固定模式,企业的财权配置方式是动态的,而非僵化不变。随着母子公司的发展,以及各种环境的变化,企业需要遵循必要的原则,及时调整财权配置政策与方式,才能使之保持良好状态,发挥更大效能。

智能核算是基础

从1988年成立至今,用友服务了众多大型企业数智化,其服务的央国企遍布能源、建筑、银行及证券等领域。

用友BIP商旅及费控服务结合费用预算控制策略和费用政策控制策略,实现各种费用的自动控制;实现业务事前、事中、事后管控,减少企业经营风险,支持管理层面实现合规管控、控制有道。

据了解,用友BIP商旅及费控服务对内融合专业系统,对外接入消费端的资源,深入结合业务、财务、管理人员等多方工作场景,将复杂、重复、低附加值的工作通过智能化实现,从而提高企业的运营效率与管理水平。

吕华新介绍,在商旅预订方面,商旅及费控服务将导入企业规则和标准,规则包括出差目的地、员工职位级别匹配的差旅费控标准。

对于财务规则,包括企业的内控、税务规则在财务审核环节录入相关规则。比如价税分离、税务抵扣规则等,用友通过合规性规则记录在财务审批环节。在票据采集、电子发票方面,便于在报销环节的发票数据采集工作。

以智能采集、智能填报为例,用友BIP商旅及费控服务支持全票种多方式智能采集,如报销人一键拍照、微信/支付宝卡包导入、二维码扫描等,只需一键操作,即可完成对业务票据的智能采集。采集票据后,系统可自动生成账单信息,账单信息可根据规则自动生成报销数据,通过“个人账单”+“智能规则”相结合的方式,员工只需5秒即可完成复杂业务填报,极大提升了员工填报便捷性,让员工告别贴票、理票的烦恼。

吕华新介绍,用友将采集、比对、验伪、验重能力植入到规则当中,可以杜绝不合规、重复、过期的票据。

以智能核算为例,用友BIP商旅及费控服务在稽核环节,其系统内嵌200条智能稽核规则,并支持企业定制化稽核规则,稽核规则可自定义配置,可配置在任何环节,实现问题实时提醒,错误原因定位又快又准,确保财务人稽核零误差、零失误,让业务审批、财务审核更高效、更精确、更智能。

同时,用友商旅及费控服务还能提供事后稽核规则。据介绍,即便报销流程已经支付完成,财务已经做完账,如果事后要对这个业务进行抽查和审计也可以植入相应规则,对定向的组织、定向的人员和定向的业务进行抽检。对不合规的业务依然能够进行规范、改进和优化,让业务更加符合企业的规范和制度。

管理层通过用友BIP商旅及费控服务移动端随时随地审批报销单。管理层可将常见的审批规则,应用至管理者审批环节,帮助管理者快速审批,同时对业务前端的细节支持线上会话交流,有力支撑业务流程的高效审批处理。

商旅及费控服务新模式

商旅及费控服务强化了财务管控能力。企业费用的全程控制可以规范差旅行为,保障企业差旅政策的执行,增强企业集中管控能力,做到风险管控有抓手,领导审批有依据,业务真实可验证,成本费用透明化。

与市面上其他友商相比,用友BIP商旅及费控服务有五大优势:

第一,拥有先进的技术底座:商旅及费控服务应用新一代ICT技术,融合了云计算、大数据、物联网、移动互联、区块链等,基于云原生、中台化、元数据、数用分离等新一代技术架构打造,具有高度的灵活性和开放性。

比如,智能核算。通过与企业各种信息系统连接融合,实现预算管控、费用报销及商旅服务线上自动化管理;在技术层面支持企业实现数据决策、智慧运营;支持智能报销、智能审批、快速结算,最快可实现差旅补助20分钟到账,帮助用户实现简捷便利、提效增质。

再如智能识别。包括多端数据采集,OCR识别、微信、支付卡包导入、二维码扫入,支持数据快速采集以及智能收单等技术。商旅及费控服务将“费控新模式”与“数智技术”结合,通过商旅及费用月结新模式,可实现员工免贴票、免报销、免垫资,为企业节省10%-30%的费用采购成本。

第二,用友BIP商旅及费控服务打通了消费——报销——支付——核算”一体化场景,并全面覆盖对公、对私费用精细化管控。

第三,34年来,用友在企业财务领域积累了逾千万家企业的财务管理最佳业务实践经验,其中包含央国企等大型客户5000余家,通过数智化助力客户持续创新,转型升级。

第四,用友提供的财务数智化服务覆盖财务全领域。从基础的总账核算、往来核算、报表、固定资产到财务管理转型方向,业务广度、深度均为业界最佳。如财务共享、企业绩效、全面预算、成本管理、电子档案、税务、财资全覆盖,目前行业综合排名第一。

第五,用友提供了1万多人的实施交付团队,可以为客户提供成熟的服务体系以及本地化支持。

用友BIP商旅及费控服务是用友在智能财务领域核心SaaS服务之一。在全面推动企业财务数智化转型进程中,用友也将积极助力以中央企业为代表的大型企业,加快建设世界一流财务管理体系,成就高质量发展!

(编辑:王星

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