35万卷档案,如何一查即到、流转有序?

来源:  搜狐       发布时间:2023-9-20 21:10  |  

9月20日,海油发展信科北京分公司(以下简称信科北京分公司)开展2023年度档案业务培训,规范各业务口径档案工作,普及档案知识与档案工作价值。

本次培训通过设置咨询点、摆放宣传展板、发放档案宣传资料,大屏幕滚动答题等形式,积极向广大员工宣传档案归档细则、档案借阅指南、档案保密意识,营造“人人重视档案,人人保护档案”的良好氛围。

多年来,信科北京分公司作为中国海油档案业务的主力军,提供档案管理系统建设、资料档案整编电子化及托管的全流程一体化服务。目前承担着集团公司、研究总院等多家京直地区单位档案服务项目,协助整编数量超35万卷,档案数字化体量超1000万页。

35万件档案,如何管理?

面对35万件档案,如何做到一查即到、有借有还、流转有序?信科北京分公司用智能信息化管理体系和一丝不苟的档案团队回答了这个问题。2021年,信科北京分公司开始协助集团公司推进档案信息化建设工作,通过规范化管理、创新服务模式、提升管理效率等方式,促进档案资源高效利用,并积累了丰富的档案管理经验。

创新服务模式,推进“存量档案数字化”

哪些文件需要归档?如何界定保管期限……这些企业档案收集、归档工作的难点,制约着档案业务的发展。

为此,信科北京分公司成立“档案编制工作组”,为服务单位制定专项工作方案,同时编制“管理类文件归档范围和保管期限表,”这为集团公司开展档案系统建设,实现档案数字化管理奠定了基础。

在做好传统档案业务“收-管-存-用”闭环服务的同时,信科北京分公司还有针对性的为客户开展定制服务,目前已为20家单位开展了档案培训咨询服务,同时积极推进存量档案数字化工作,数字化成果超过百万页,满足了服务单位生产、科研工作信息再利用的迫切需求。

开展智能库房建设,整合运营档案资源

“您好,有份文件只记得关键字,能帮我查询下吗?”

“有份很久以前的文件,还能找到吗?”

“以往面对客户只能提供模糊信息的情况,我们从查询到取出文件需要20分钟左右,但智能档案库房建成后可节省一半的时间,显著提升工作效率。”信科北京分公司数字档案部经理张晓娟说。

信科北京分公司高度重视提升档案治理效能、推进档案资源建设、档案信息化建设工作,积极参与集团公司等5个“智能档案库房”建设,并顺利承接了后期运营。

“智能档案库房”还是智能化的物互联档案系统,室内设备均连网,形成档案存储、环境监测及安全监测的物互联空间,实现档案智能化存取、环境温湿度智能调节、空气净化等一体化管理,满足档案“十防”要求,有效保证档案的安全及存储年限。传统档案室需要2~3人完成的工作现在仅需1人,实现提质降本增效。

聚焦“传、帮、带”,打造高素质人才队伍

近年来,信科北京分公司以业务需求为导向,聚焦档案人员培养,实施“导师‘一对一’带教三年行动计划”,经验丰富的专家、业务骨干与青年员工签订责任书,“面对面、手把手”指导年轻员工快速成长。

通过三年的“传、帮、带”,6名青年员工由“档案小白”成长为项目经理,团队27人均具备国家档案局颁发的档案职业资格证书,其中2人被集团公司选聘为档案工作评审员。

信科北京分公司还定期开展技能比武竞赛,不断提高档案业务技能。积极参与重大项目,在实践中不断总结经验,优化流程,形成了高效规范的地质资料汇交服务体系。在2020年集团公司勘探提质增效专项工作中,荣获重大事项推动奖“二等奖”。

站在新时代新起点,信科北京分公司将充分利用自身优势、优化档案管理功能,将档案业务与信息技术相融合,通过智能平台系统建设推动档案管理数字化、智慧化,真正让“沉淀的数据”跑起来、用起来、活起来。

(编辑:王星

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