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会议效率低?今目标教你高效脑暴会的正确打开方式

评论: 0 | 发布者: 刘军 | 原发: IT专家

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头脑风暴,Brain-storming,最初是指精神病患者的精神错乱状态,如今则多指无限制的自由联想和讨论:一群人围绕一个特定的议题,通过讨论产生新观点或解决特定的问题,类似于我们中文里的“集思广益”。


这曾经是一种非常时髦的议事方法,不再局限于上行下效的指派工作,犹如亚瑟王与他的圆桌骑士一样,摒弃了地位差异和君臣之别,每个人都是平等的,谁都可以畅所欲言,思想的相互碰撞,最不经意的一句话都可能点燃燎原的烈火,像是南美洲的那只蝴蝶,煽动了一下思维的翅膀,就能引发一场名为“创新”的风暴。


然而时至今日,“头脑风暴”经过近一个世纪的发展变革与本土化浸染,可能已经逐渐成为了最不受广大白领们欢迎的会议模式了。


“上帝说,要有光,于是就有了光”,老板说,要一个新方案。你抓耳挠腮的冥思苦想,也难以从僵化的思维中再榨出任何一滴创造性的柠檬汁,同行竞品的策划案也早就都抄了一个遍。


于是,你做了一页ppt,上面只写了“头脑风暴”四个大字,再把十几个和项目有关的同事关进会议室,逼着他们造几个看起来“创新”的金点子。写几个关键词、画几张思维脑图,大眼瞪小眼的讨论了一个下午,浑浑噩噩的熬到下班,自己也不清楚究竟撞出什么火花了。


第二天,事如春梦了无痕,自己都开始怀疑那场会议是否真正的发生过...不知从什么时候开始,“头脑风暴”变成了一种新的上班偷懒法。


一、集体行动困境——新时代的“大锅饭”


一个和尚有水喝,两个和尚挑水喝,三个和尚没水喝。当我们以团队为单位进行一项工作的时候,1+1有的时候竟然等于0.5。具体是工作事务尚且如此,更何况只是思想的碰撞。在旁观者效应的作用下,共同的责任就等同于没有责任,是个人都会不自觉的“浑水摸鱼”。


只需要针对那些细枝末节的地方发表点儿看起来像是“真知灼见”的言论,适时的赞同或反驳一下你的同事,就足以装成一个努力思考的参与者了。反正,只要能激起“风暴”就够了,没人在乎结果。对于内向的成员来说,基本上就更是浑浑噩噩的“听会”了。


二、高自尊的人际困境——圆桌之外还是金字塔


“畅所欲言”是真,谁都可以提出自己的金点子,然而“各抒己见”可就未必了:不是所有人都敢于反驳自己的同事或领导,尤其是好面子的中国人,毕竟出了会议室,你回的是大工区,领导回的是总裁室。


上下级的思想钢印早就刻在每个人的意识里,最后难免变成“一言堂”,谁的官儿越大,他点子的含金量也就越高。无差别的讨论也变成了一方对一方的妥协与讨好。


三、脱产型会议——只有“疲劳”没有“功劳”


开会,更多的是“定方向”、“做计划”和“下决策”,而非“执行”。确定方向确实很重要,但如果没人去抬腿迈步,就永远是原地打转。给每个人表达自我的机会,一场会议十几个人,每个人说上2分钟,半个小时就过去了。如果赶上公司“业务繁忙”,连着开上三场会,一天的时间基本上就聊过去了。因为开会挤占了原本用来创造价值的时间,本末倒置。


我们会发现,错的不是“头脑风暴”,而是没有效率的“会议制度”。


如何开一场有结果、高效率的脑暴会呢?


01明确目标与议题


一场好的头脑风暴是从对问题的准确阐明开始的。因此,必须在会前确定一个议题,更加具体的议题能快速产生针对性的方案,而相对抽象的议题,则更富有创造性。因此会议组织者一定要清楚的知道自己究竟想要什么样的结果。


02会前的准备


一份回顾了超过800个团队的大数据分析表示:当人们不与他人交流时,自己可能会独立创作更多的好点子。交流则是为了确定可行性并继续进行优化。提前告知参会者要讨论的内容,给予他们独立思考的时间,才有利于产生高质量的设想。


使用今目标的【台历】功能,可以方便的组织会议:设置参会人员、时间、共享主题等。提前订好会议主题,让参会者有时间进行思考。


将台历共享,可以轻松的实现”会议通知“的需求。会议即将开始前,系统还会再次发出提醒。


03精选人员


6到7人是效率最高的脑暴阵容,最多不宜超过12人。人少利于碰撞,人多了又太过低效。


04会议记录与总结


会议没有结果,就等于一场集体划水的办公室事故。记录是必然的,而如何从这些杂乱无章、天马行空的点子中熔炼出具体的计划与方案,才是会议发起者能从会议中获取的最大价值。


使用今目标【备忘】功能创建新的备忘,无论是会前的议题还是会后的记录,都可以共享给团队成员。


团队成员可以在“评论”中留言,针对议题进行补充和修正。


工作过程中通过备忘进行相互协作讨论,但某一阶段某个人可能会删除或修改自己之前的评论记录,导致讨论过程出现缺失,使用“上锁”功能,保证讨论的完整性。


今目标自2005成立起,始终致力于通过其独特的技术,连接一切与工作相关的人,事,工具,企业。强大的办公管理工具集合,配合先进的企业管理思维,将大大提升企业内外的管理与协同效率。


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